Po akceptacji oferty prześlemy do nauczyciela gotową wiadomość do dziennika elektronicznego, którą wystarczy wysłać do rodziców. Rodzice w tej wiadomości otrzymają link do strony, na której zapisują swoje dzieci i płacą za wyjazd. Wycieczkomat wysyła im również druk zgody na udział w wycieczce, który należy dostarczyć do wychowawcy.
Nauczyciel w każdej chwili może sprawdzić przebieg zapisów w aplikacji.